Grundlagen der Buchhaltung von A bis Z in Österreich

Das sollten Firmen wissen

Alle Selbstständigen, Einzelunternehmer, Gewerbetreibenden und Freiberufler, kommen zwangsläufig mit der Buchführung in Verbindung. Die Buchhaltung für Einzelunternehmen, Selbstständige und weitere Gewerbetreibende dient sowohl als zentrale Verwaltung des Betriebes als auch als Basis für eine professionelle Steuererklärung. Aber welche Aufgaben gehören zum Bereich Buchhaltung für Selbstständige, Freiberufler und GmbHs?

• Erstellung von Rechnungen
• Mahnwesen
• Fibu (Finanzbuchhaltung)
• Anlagen-, Kunden- und Lieferantenverwaltung
• Zahlungsverkehr

Unternehmen aller Art sind verpflichtet, sämtliche anfallenden Geschäftsvorfälle in ihrer Buchführung ordnungsgemäß zu erfassen. Es gibt auch einige Unterschiede hinsichtlich der Art der Buchführung im Unternehmen, die wiederum von der Geschäftsform als auch vom Unternehmer selbst abhängig ist. Von der Basispauschalierung über Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bis hin zur doppelten Buchführung ist alles denkbar. Wir geben hier einen Überblick über die einzelnen Bereiche und Möglichkeiten in der Buchhaltung sowohl für GmbHs, als auch Einzelunternehmer, Freiberufler und Personengesellschaften. Ebenfalls zeigen wir auf, ob eine Buchhaltung mit Excel möglich, oder eine bestimmte Buchhaltungssoftware unausweichlich ist.

Inhaltsverzeichnis:

• Welche Unterschiede gibt es zwischen Buchhaltung und Buchführung?
• Buchhaltung und Digitalisierung – Welche Vorteile bringt eine Cloud Lösung?
• Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?
• Ist ein Fahrtenbuch notwendig?
• Doppelte Buchführung oder Einnahmen-Ausgaben Rechnung – Was ist für Ihr Unternehmen relevant?
  • Was hat es mit der doppelten Buchführung auf sich?
  • Wie funktioniert die Einnahmen-Ausgaben Rechnung?
• Buchhaltung bei Einzelunternehmen und Freiberuflern in Eigenregie oder vom spezialisierten Buchhalter – Was bietet sich an?
• Buchhaltung für GmbH und weitere Kapitalgesellschaften – Komplexer Bereich im Steuerwesen
• Buchhaltung für Vereine – Was gibt es zu beachten?
• Buchhaltung für Gastronomie und Hotel – Wichtige Faktoren im Überblick
• Buchhaltung in der Landwirtschaft – Besonderheiten beachten
• Buchhaltung Vermietung – Wichtige steuerrelevante Faktoren beachten
• Steuern in Österreich – Welche Steuerarten und Steuersätze müssen Selbstständige beachten?
  • Einkommensteuer im Überblick
  • Umsatzsteuer im Überblick
  • Körperschaftsteuer im Überblick
• Buchhaltung vom Spezialisten – Welche Kosten fallen an?

Welche Unterschiede gibt es zwischen Buchhaltung und Buchführung?

Buchhaltung und Buchführung werden vielmals synonym verwendet. Die beiden Begriffe unterscheiden sich jedoch in ihrem Inhalt, sodass sie gut auseinandergehalten werden sollten. Wodurch zeichnen sich die beiden Bereiche aus?

Buchhaltung und Digitalisierung – Welche Vorteile bringt eine Cloud Lösung?

Auch an der Buchhaltung ist die Digitalisierung und Automatisierung nicht spurlos vorübergegangen. Durch die zahlreichen Möglichkeiten im Rahmen digitaler Vorgänge gibt es eine deutliche Erleichterung für Unternehmen und Steuerberater. Unter anderem zählen zu den Vorteilen der Digitalisierung:

• papierlose Buchhaltung, digitale Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• keine Bankkontoauszüge in Papier für Buchhaltung nötig
• automatisiertes Mahnwesen und wöchentlicher Zahlungsverkehr direkt aus der Buchhaltung
• digitale Übernahme der Belege durch Schnittstellen direkt aus der Registrierkasse oder dem Warenwirtschaftsprogramm
• schneller Datenaustausch
• Abschreibarbeiten werden reduziert und Doppelgleisigkeiten vermieden (Sekretariat führt ein Excel zu den offenen Posten, die gleichzeitig in der Buchhaltung gebucht werden)
• „tagesaktuelle“ Unternehmensführung
• Ablage / Archivierung / Lagerung / Sicherung
• Belegsuche wird vereinfacht
• Weniger Papier (digitaler Rechnungsempfang und Rechnungsversand)

Gerade dann, wenn Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende ihre Buchhaltungsaufgaben an spezialisierte Unternehmen abgeben, ist die Buchhaltung dank der Digitalisierung einfacher.

Eine Buchhaltung ist ohne Kontoauszüge papierlos möglich. Außerdem gibt es für die Buchhaltung ein Klientenportal, sodass der Unternehmer jederzeit Zugriff auf ein revisionssicheres Archiv erhält und sich um die Lagerung und Sicherung der Buchhaltungsunterlagen keine Sorgen mehr machen muss.

Eine Buchhaltung als Cloud Lösung ist eine gute Variante, durch die alle Beteiligten schnellen Zugriff auf notwendige Dokumente, Auswertungen und Kennzahlen erhalten. Wartezeiten entfallen, was bei Termingeschäften wie die Umsatzsteuervoranmeldung besonders praktisch ist und die geografische Nähe zum Steuerberater ist nicht mehr das A und O um eine rasche Auswertung der Unternehmensdaten zu erhalten.

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Welche Aufbewahrungsfristen gibt es?

Buchhaltungsunterlagen müssen grundsätzlich über einen Zeitraum von sieben Jahren aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Buchungen stattfanden. (Beispiel: Im Jahr 2022 dürfen Unterlagen bis inkl. 2014 vernichtet werden)

Im Rahmen der Digitalisierung können Sie sich hier viel eigenen Lagerplatz und Ordner sparen und die Ablage der Belege in unser revisionssicheres, elektronisches Archiv auslagern.

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Ist ein Fahrtenbuch notwendig?

Wer Fahrtkosten dienstlicher Fahrten mit dem Privatfahrzeug als Betriebsausgaben ansetzen möchte, muss ein Fahrtenbuch führen. Fahren Arbeitnehmer mit einem Dienstfahrzeug, muss ebenfalls ein Fahrtenbuch geführt und für die privaten Fahrten ein Sachbezug für die Sozialversicherungs- und Lohnsteuerberechnung ermittelt werden. Da in einem Fahrtenbuch alle privaten und betrieblich veranlassten Fahrten aufgelistet werden, ist die Ermittlung der beruflichen Fahrten problemlos möglich.

Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch beinhält:

• Datum, Beginn und Ende der Fahrt
• Ausgangs- und Zielort, Fahrtstrecke (zB bei Umleitungen, Stau etc.)
• bei betrieblichen Fahrten Zweck der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und Ende der Reise
• Vermerk ob beruflich oder privat

Vollständige Angaben sieht die Finanzverwaltung gerne. Je übersichtlicher und genauer ein Fahrtenbuch geführt ist, umso glaubwürdiger ist es für die Behörden.

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Doppelte Buchführung oder Einnahmen-Ausgaben Rechnung – Was ist für Ihr Unternehmen relevant?

Grundsätzlich wird zwischen der doppelten Buchführung (Betriebsvermögensvergleich), der Basispauschalierung und der Einnahmen-Ausgaben Rechnung unterschieden.

Die Einnahmen-Ausgaben Rechnung ist die einfachere Variante der Buchführung. Bei dieser Möglichkeit werden nur die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben erfasst, ausschlaggebend ist der Zahlungsfluss, nicht das Rechnungsdatum.

Denkbar ist auch die Basispauschalierung, wobei nach Durchschnittssätzen besteuert wird. Es erfolgt keine Aufzeichnung der tatsächlichen Ausgaben, sondern diese werden mit 6% oder 12% (je nach Tätigkeit) von den Einnahmen pauschal ermittelt.

Die Buchhaltung für Einzelunternehmen gestaltet sich anders als die Buchhaltung für Kapitalgesellschaften. Ebenfalls gibt es Unterschiede hinsichtlich der Buchführung in der Gastronomie, in der Landwirtschaft, für Vereine und für Vermietungen. Wir zeigen Ihnen hier auf, welche Variante für die verschiedenen Unternehmen interessant und relevant ist.

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Was hat es mit der doppelten Buchführung auf sich?

Die doppelte Buchführung wird kurz auch Doppik genannt. Im Gegensatz zur einfachen Buchführung ist mehr Arbeit notwendig. Jeder Geschäftsvorfall muss sowohl im Soll als auch im Haben auf den beteiligten Konten und Gegenkonten erfasst werden. Ebenfalls gehört eine zweifache Gewinnermittlung (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) zur doppelten Buchhaltung.

Vorteile der doppelten Buchführung:

• Genauigkeit der Aufzeichnungen
• hoher Informationsgehalt
• rasches Erkennen möglicher Fehler

Nachteil der doppelten Buchführung:

• zeitintensiv

Nicht jedes Unternehmen in Österreich ist dazu verpflichtet, laut § 4 Abs 1 EStG nach der doppelten Buchführung zu buchen. Kleine und mittelständische, aber auch große Firmen können die einfache Buchführung im Rahmen einer Einnahmen-Ausgaben Rechnung anwenden und Zeit sparen.

Achtung, dies gilt aber nur bis zum Überschreiten der Umsatzgrenze. Überschreiten diese Firmen zweimalig die Umsatzgrenze von 700.000 Euro pro Kalenderjahr oder einmalig 1.000.000 Euro, sind sie zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Zwingend sind Kapitalgesellschaften zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Zu den Kapitalgesellschaften gehören:

• GmbH
• AG
• GmbH & Co. KG

Eine Umsatzgrenze gibt es bei Kapitalgesellschaften nicht. Es muss unabhängig vom Umsatz oder Gewinn immer nach den Grundsätzen der doppelten Buchführung gebucht werden.

Wie funktioniert die Einnahmen-Ausgaben Rechnung?

Zu der einfachen Buchführung gehört die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Wer nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, erfasst bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in zeitlicher Abfolge die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens. Ebenfalls werden die Bewegungen auf dem Bankkonto und in der Kassa erfasst. Firmen, die das Betriebsvermögen ermitteln möchten, müssen dies durch eine Inventur erledigen.

Vorteile der einfachen Buchführung:

• geringer Zeitaufwand

Nachteile der einfachen Buchführung:

• Genauigkeit fehlt
• aktuelle Unternehmenssituation eingeschränkt darstellbar
• kein Vergleich zwischen Soll und Haben – Differenzen werden möglicherweise nicht so schnell erkannt

Die einfache Buchführung ist nur für Personengesellschaften, Freiberufler und Einzelunternehmen relevant und interessant. Sie können zwischen verschiedenen Arten des Rechnungswesens wählen, was jedoch von der Umsatzgrenze abhängt. In unserer Auflistung sehen Sie die Umsatzgrenzen und die Buchführungs-Möglichkeiten für Einzelunternehmen und Personengesellschaften (OG und KG):

Bis 220.000 Euro Umsatz im vorherigen Jahr wahlweise:

• Basispauschalierung
• Einnahmen-Ausgaben Rechnung
• doppelte Buchführung

Bis 700.000 Euro Umsatz im vorherigen Jahre wahlweise:

• Einnahme-Ausgaben Rechnung
• doppelte Buchführung

Überschreitung von 700.000 Euro Umsatz zweimalig:

• doppelte Buchführung

Überschreitung von 1.000.000 Euro Umsatz einmalig:

• doppelte Buchführung

Müssen Firmen aufgrund des Überschreitens des Schwellenwertes auf die doppelte Buchführung umschwenken, gibt es jedoch die Möglichkeit, wieder zur einfachen Buchhaltung zurückzukehren. Firmen, die zweimalig in Folge den Schwellenwert unterschritten haben, können einen Antrag stellen, um zukünftig wieder eine Einnahmen-Ausgaben Rechnung zu führen.

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Buchhaltung bei Einzelunternehmen und Freiberuflern in Eigenregie oder vom spezialisierten Buchhalter – Was bietet sich an?

Viele Freiberufler und Einzelunternehmer möchten sich die Kosten für die Buchführung durch eine spezialisierte Unternehmen sparen. Wer seine Buchführung selbst erfassen möchte, sollte sich im Vorfeld genau informieren und möglicherweise einen Buchhaltungskurs besuchen. Auch die Einführung in die Buchhaltung im Selbststudium ist interessant und hilfreich.

Nur diejenigen Leute, die sich mit der Buchhaltung für Freiberufler und für Kleinunternehmen beschäftigt haben, sollten mit der einfachen Buchhaltung in Eigenregie starten.

Aber welche Vor- und Nachteile gibt es hinsichtlich der eigenständigen Buchführung?

Vorteile:

• Kostenersparnis
• Belege müssen nicht rechtzeitig zum Buchhalter geschafft werden
• Ersparnis von Wegen zum Buchhaltungsbüro

Nachteile:

• Leute müssen sich in Eigenregie über Neuigkeiten informieren
• Knowhow und Erfahrungswerte fehlen
• Fehler passieren schnell
• gute Buchhaltungssoftware Österreich mit Kosten verbunden

Es gibt Einzelunternehmen, Kleingewerbetreibende und Freiberufler die nur die Ein- und Ausgaben in Excel erfassen, was jedoch NICHT erlaubt ist.

Die Wenigsten wissen, dass die Führung der Buchhaltung im Excel nicht den Vorgaben der Bundesabgabenordnung (BAO) entspricht. Die Buchführung kann zwar elektronisch erfolgen, jedoch muss eine Nachvollziehbarkeit jeder Änderung gewährleistet sein.

In einer Excel-Tabelle kann der ursprüngliche Inhalt so verändert werden, dass die Originaldaten nicht mehr nachvollzogen werden können und scheidet daher als Erfassungstool aus.

Daher ist es sinnvoll und wichtig, in eine gute Buchhaltungssoftware zu investieren. Schließlich müssen die Meldungen elektronisch erfolgen, was mit einer entsprechenden Software im Normalfall möglich ist. Außerdem ist eine erstellte Einnahmen-Ausgaben Rechnung in solch einem Programm für den Jahresabschluss relevant und einfacher in eine Steuererklärung übertragbar.

Unternehmen profitieren außerdem von der guten Übersicht solch einer Software. Mit wenigen Klicks wird die Gewinnermittlung oder die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung sichtbar.

Vor allem sollten unerfahrene Unternehmer überlegen, ob sie sich für einen Spezialisten für die Buchhaltung entscheiden. Die Steuerberater sind stets auf dem aktuellsten Stand, verfügen über Knowhow und erledigen mit ihrem Team die Buchführung innerhalb kurzer Zeit. Unternehmer profitieren davon, dass sie ihre wertvolle Zeit nicht mit der Buchführung verschwenden müssen und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.

Durch den Einsatz von Online-Portalen, die einen Zugriff auf die Buchhaltung gewährleisten und rund um die Uhr „Belege entgegen nehmen“, ist die Kommunikation mit einem Steuerberater noch flexibler und teilweise auch kostengünstiger geworden. Einige Steuerberater bieten auch an, die Belege im Buchhaltungsprogramm selbst zu erfassen, sodass man trotz günstiger monatlicher Fixkosten einen starken kompetenten Partner an der Seite hat.

Doch nicht nur aufgrund der Buchführung bietet sich das Hinzuziehen des Spezialisten an. Der Steuerberater steht mit Rat und Tat zur Seite und kann mit wertvollen Tipps und Hinweisen aufzeigen, welche Möglichkeiten es zur Steuerersparnis gibt.

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Buchhaltung für GmbH und weitere Kapitalgesellschaften – Komplexer Bereich im Steuerwesen

Kapitalgesellschaften haben hinsichtlich der Buchführung keine Wahlfreiheit. Ihnen wird die doppelte Buchführung auferlegt. Für die Kapitalgesellschaften GmbH und AG sowie für die kapitalistische Personengesellschaft GmbH & Co. KG (sofern keine unbeschränkt haftende natürliche Person vorhanden ist) gilt prinzipiell die Buchführungspflicht.

Eine Umsatzgrenze gibt es für Kapitalgesellschaften nicht. Ebenfalls gilt die Rechnungslegungspflicht für Kapitalgesellschaften auch bei nicht gewerblicher Tätigkeit. Der Bereich Buchhaltung für GmbH und andere Kapitalgesellschaften ist somit vom ersten Moment an relevant.

Eine GmbH, AG und GmbH & Co. KG ist direkt im Wirtschaftsjahr der Gründung zur Buchführung verpflichtet. Eine Pauschalierung ist im Gegensatz zu den Unternehmensformen Einzelunternehmen und Personengesellschaften nicht möglich. Kapitalgesellschaften müssen bilanzieren. Sie haben alle Geschäftsvorgänge zweimal zu verbuchen. Außerdem muss der Gewinn auf zwei verschiedene Arten ermittelt werden.

Die zwei Arten gestalten sich wie folgt:

• Betriebsvermögen am Anfang eines Geschäftsjahres wird mit Betriebsvermögen am Geschäftsjahresende verglichen – als Betriebsvermögensvergleich bekannt
• Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres werden aufgelistet und verglichen – Darstellung in der Gewinn- und Verlustrechnung

Sobald Forderungen und Verbindlichkeiten entstehen, werden sie in der Buchhaltungssoftware erfasst. Außerdem ist jeder Vorgang dem entsprechenden Geschäftsjahr zuzuordnen.

Zur doppelten Buchführung gehören:

• Journal
• Hauptbuch
• Nebenbücher

Zwecks Vereinfachung bietet es sich an, die Bücher mit einem EDV-Programm elektronisch zu führen und aufzubewahren. Sinnvoll ist es, einen Steuerberater aufzusuchen und mit ihm gemeinsam eine ordnungsgemäße Buchhaltung für die GmbH, AG oder GmbH & Co. KG aufzustellen.

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Buchhaltung für Vereine – Was gibt es zu beachten?

Wer zum Kassier, zum Schatzmeister oder zum Vorstand eines Vereines gewählt wurde, muss sich zwangsläufig mit der Vereinsbuchhaltung auseinandersetzen. Gerade kleinere Vereine hoffen, dass sie nicht zur Buchhaltung verpflichtet sind. Doch jeder eingetragene Verein muss die laufenden Ein- und Ausgaben dokumentieren. Auf Verlangen muss der Vorstand den Mitgliedern Rechenschaft über die Finanzen ablegen.

Zur Buchhaltung für Vereine gehören folgende Aufgaben:

• ordentliche Auflistung von Einnahmen und Ausgaben
• Vorhandensein von sämtlichen Belegen und Unterlagen
• separates Verzeichnis über Vereinsvermögen

Bei kleineren Vereinen ist es prinzipiell möglich, die einfache Buchführung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) anzuwenden. Mit einem Buchhaltungsprogramm für Vereine können sich zuständige Personen viel Zeit ersparen. Es ist auch die Buchhaltung per Excel und Kassenbuch möglich, jedoch nicht empfehlenswert. Einnahmen und Ausgaben können zwar einfach auf Papier erfasst werden, sind aber für spätere Überprüfungen sehr unpraktisch.

Ein Buchhaltungsprogramm für Vereine hingegen ist viel praktischer und bequemer, um stets auf dem aktuellsten Stand zu sein. Auch die seit 2017 automatische Übermittlung der Spendenmeldung ist mit einem Buchhaltungsprogramm praktikabler und schneller.

Handelt es sich um eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, ist niemand an einen festen PC gebunden, um die Einnahmen und Ausgaben zu erfassen.

Von einer Bilanzierungspflicht mit Jahresabschluss hingegen sind die meisten Vereine nicht betroffen. Die Bilanzierungspflicht ist erst dann notwendig, wenn der die gewöhnlichen Einnahmen und Ausgaben in zwei aufeinanderfolgenden Jahren die Grenze von 1.000.000 Euro überschreitet. Es gibt jedoch auch Vereine, die zwecks Übersichtlichkeit, aufgrund eines großen Anlagevermögens oder weiterer Dinge wie Forderungen und Verbindlichkeiten freiwillig bilanzieren. Sinnvoll und hilfreich ist immer das Hinzuziehen eines Spezialisten, um Fehler zu vermeiden.

Vereine, die im kleinen Rahmen tätig sind, müssen meistens keine Steuern zahlen. Ein größerer Verein, der wirtschaftliche Ziele verfolgt, muss mit einer Steuerveranlagung rechnen. Manche Vereine treten wie Unternehmen auf. In dem Fall werden sie auch so besteuert. Körperschaft- und Umsatzsteuer sind denkbar. Für einen Verein kommt nur dann eine Steuerbegünstigung bzw. –befreiung von der Körperschaft- und Umsatzsteuer in Betracht, wenn er gegenüber der Finanzverwaltung als „Gemeinnütziger Verein“ einzustufen ist. Die als „gemeinnützig“ einzustufenden Vereinszwecke werden vom Gesetzgeber in der Bundesabgabenordnung angeführt.

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Buchhaltung für Gastronomie und Hotellerie – Wichtige Faktoren im Überblick

Es gibt so viele Vorgaben für die Gastronomie und Hotelbranche, sodass Gastronomen schnell den Überblick verlieren können. Je nach Umsatz können Gastronomen zwischen der Pauschalierung, der einfachen und der doppelten Buchführung entscheiden. Sinnvoll ist es, diesbezüglich mit den Experten zu sprechen, um sich für die richtige Buchführungsart zu entscheiden.

Wichtig für die Gastronomie und für die Hotelbranche ist die eingeführte Registrierkassenpflicht. Die Registrierkassenpflicht besagt, dass alle Unternehmen mit Umsätzen von über 15.000 Euro Nettojahresumsatz (davon mindestens die Hälfte als Barumsätze) über ein elektronisches Aufzeichnungssystem verfügen müssen. Das System wird Registrierkassa genannt. Alle Barumsätze werden in der Registrierkassa einzeln erfasst und in einem sogenannten Datenerfassungsprotokoll im Hintergrund gespeichert. Das Ziel der Registrierkasse ist die Bekämpfung der Steuerhinterziehung.

Ebenfalls müssen Gastronomen und Hoteliers alle andere Geschäftsvorgänge auflisten. Auch ist die Aufstellung über die Ein- und Ausgaben aufzubewahren. Zu den notwendigen Unterlagen gehören unter anderem Fahrtenbücher, Lohnunterlagen und alle wichtigen betrieblichen Belege wie Quittungen und Rechnungen.

Wichtig: Nicht nur für die Gastronomie und das Hotelgewerbe gibt es die Registrierkassenpflicht. Auch in anderen Bereichen mit Barumsätzen kann die Registrierkassa Pflicht sein.

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Buchhaltung in der Landwirtschaft – Besonderheiten beachten

In allen Bereichen, auch in der Land- und Forstwirtschaft, ist die Buchhaltung relevant. Laut dem § 2 EStG unterliegen Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft der Einkommensteuer.

Die Gewinnermittlung in der Land- und Forstwirtschaft kann mittels Vollpauschalierung, Teilpauschalierung, Einnahmen-Ausgaben Rechnung oder doppelte Buchführung erfolgen. Welche Art der Gewinnermittlung korrekt ist, ergibt sich weitestgehend aus drei Kriterien:

• Einheitswert
• Größe der bewirtschafteten Fläche
• Umsatz pro Kalenderjahr

Bei der Vollpauschalierung wird der Gewinn als Durchschnittssatz (42%) vom Einheitswert berechnet. In der Teilpauschalierung wird der tatsächliche Umsatz herangezogen und die Betriebsausgaben mittels Durchschnittssatz (70% vom Umsatz, bei Veredelungstätigkeit 80% vom Umsatz) ermittelt. Vereinfacht gesprochen ist der Gewinn 30% vom Umsatz. Die Einnahmen-Ausgaben Rechnung oder Buchführungspflicht entspricht den Vorgaben für selbständig Erwerbstätige und Gewerbebetriebe.

Gerade in der Land- und Forstwirtschaft gibt es eine Fülle von Sonderbestimmungen, die von A wie Ackerbau bis Z wie Zucht alle Arten von Landwirtschaft beinhält. So sind Weinbaubetriebe steuerlich anders zu beurteilen als Tierhaltung oder Gartenbau.

Damit bei der Wahl der Gewinnermittlungsart und den Optionen zur Sozialversicherung bzw. Umsatzsteuer nichts schiefläuft, ist es ratsam, einen Steuerberater zu kontaktieren, sich beraten zu lassen und vorzugsweise die Aufgaben abzugeben.

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Buchhaltung Vermietung – Wichtige steuerrelevante Faktoren beachten

Wer in Österreich vermietet oder verpachtet, muss gegebenenfalls Umsatzsteuer zahlen. Ebenfalls sind Einnahmen aus der Vermietung einkommensteuerpflichtig, weswegen Angaben über die Mieteinnahmen in der Einkommensteuererklärung erfolgen müssen.

Hinsichtlich der Besteuerung der Mieteinnahmen ist der persönliche Steuersatz relevant. Es gibt einen Freibetrag von 11.000 Euro Einkommen pro Jahr, welches steuerfrei ist. Bei 25 Prozent beginnt der Steuersatz, wenn das Einkommen bei über 11.000 Euro jährlich liegt. Der Steuersatz kann auf bis zu 55 Prozent ansteigen, was jedoch erst ab einem Einkommen über 1.000.000 Euro relevant ist.

Denkbar sind auch Verluste aus der Vermietung, welche sich steuermindernd auswirken, wenn sie gegen andere Einkünfte ausgeglichen werden. In der Steuererklärung gibt es die Beilage E1b. Diese Beilage ist auszufüllen, wenn es Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung gibt.

Aber wie sieht es hinsichtlich der Umsatzsteuerpflicht auf Mieteinnahmen aus? Diesbezüglich gibt es folgende Faktoren zu beachten:

• bis zu 30.000 Euro netto Mieteinnahmen jährlich – von Umsatzsteuer befreit
• über 30.000 Euro Mieteinnahmen jährlich – umsatzsteuerpflichtig, da keine Kleinunternehmerregelung möglich
• unterhalb von 30.000 Euro Mieteinnahmen netto – Verzicht auf Kleinunternehmerregelung möglich

Für Vermieter bedeutet das, dass sie bei Mieteinnahmen unterhalb der 30.000 Euro Grenze auswählen können, ob sie Umsatzsteuer zahlen möchten oder nicht.

Wer sich für die Umsatzsteuerpflicht entscheidet, zahlt eingenommene Umsatzsteuer, profitiert aber auch von dem Vorsteuerabzug. Besonders sinnvoll ist der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung dann, wenn größere Sanierungsarbeiten anfallen oder Anschaffungen geplant sind. Vermieter sollten bedenken, dass sie sich bei dem Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung für einen 5-Jahres-Zeitraum binden.

Der Steuersatz für Vermietungen von Wohnimmobilien liegt bei 10 Prozent Umsatzsteuer. Liegt die Miete netto bei 500 Euro, fallen demzufolge 50 Euro Umsatzsteuer an. Für die anfallenden Betriebskosten ist ebenfalls ein Steuersatz von 10 Prozent relevant. Handelt es sich jedoch um Heizkosten, kommt ein Steuersatz von 20 Prozent hinzu. Wird ein gewerbliches Objekt vermietet etwa Büros oder Geschäftsräume, liegt die Umsatzsteuer bei 20 Prozent.

Eine ordentliche Buchhaltung der Vermietung und Verpachtung ist prinzipiell empfehlenswert. Schließlich lassen sich viele Kosten wie Sanierungsmaßnahmen und Abschreibungen anrechnen und einkommensmindernd geltend machen. Subventionen hingegen sind steuerfrei und stellen keine anrechenbaren Werbungskosten dar. Wer sich mit der Buchhaltung für Vermietung und Verpachtung nicht beschäftigen möchte, kann die Aufgaben auch gerne an die Profis abgeben und die Belege digital übermitteln. Mit einem guten Steuerberater an der Seite, wird die Buchführung fehlerfrei erledigt.

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Steuern in Österreich – Welche Steuerarten und Steuersätze müssen Selbstständige beachten?

In Österreich gibt es die Einkommensteuer, die für alle natürliche Personen relevant ist. Für Selbstständige, Freiberufler und Gesellschaften sind weitere Steuerarten interessant, über die Sie informiert sein sollten.

Wichtige Steuerarten sind:

• Einkommensteuer (EStG)
• Umsatzsteuer (USt)
• Körperschaftsteuer (KÖSt)
• Immobilienertragsteuer (ImmoESt)

Einkommensteuer im Überblick

In Österreich sind alle natürlichen Personen mit österreichischen Wohnsitz unbeschränkt einkommensteuerpflichtig. Prinzipiell sind alle in- und ausländischen Einkünfte zu versteuern.

Zu versteuernde Einkünfte sind:

• Einkünfte aus selbstständiger Arbeit (Freiberufler wie Arzt und Rechtsanwalt)
• Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft (wie Gärtner und Bauer)
• Einkünfte aus Gewerbebetrieb (klassische Vertreter wie Tischlerei und Handelsunternehmen)
• Einkünfte aus Kapitalvermögen (wie Zinserträge auf privates Sparvermögen)
• Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
• Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit (wie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer)
• Sonstige Einkünfte (wie Grundstücksveräußerung, Spekulationsgeschäft)

Es gibt auch einige Einkünfte, die nicht der Einkommensteuer unterliegen. Zu nennen sind hier unter anderem Einkünfte aus Lotterie und Glücksspiel sowie Schenkungen.

Die Einkommensteuer ist jährlich einzureichen. Das erfolgt über FinanzOnline auf elektronischem Wege. Wie hoch der persönliche Steuersatz ausfällt, hängt von dem zu versteuernden Einkommen ab. Es gibt auch einige Steuerabsetzbeträge, welche das zu versteuernde Einkommen mindern. Wer dank der Steuerabsetzbeträge unter ein Jahreseinkommen von 11.000 Euro gelangt, muss keine Einkommensteuer zahlen. Über 11.000 Euro hingegen liegt der Grenzsteuersatz bei 25 Prozent. Der progressive Steuersatz steigt immer weiter bis zu einer Höhe von 55 Prozent an. Bei Einkommen über 1.000.000 Euro wird der Höchstsatz fällig.

Zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung ist man nur dann verpflichtet, wenn Einkünfte abseits der lohnsteuerpflichtigen Einkünfte bestehen und diese den jährlichen Freibetrag von 730 EUR übersteigen. Außerdem kann das Finanzamt zur Abgabe einer Steuererklärung auffordern, wenn in einem Kalenderjahr zwei lohnsteuerpflichtige Einkünfte im selben Zeitraum bezogen wurden (z.B. geringfügiger Nebenjob).

Werden Einkünfte teilweise oder zur Gänze aus selbstständigen Beschäftigungen, Gewerbebetrieben oder der Land- und Forstwirtschaft erzielt, ist grundsätzlich eine Steuererklärung abzugeben. Die Abgabe muss im Normalfall bis zum 30.06. des Folgejahres in elektronischer Form erfolgen. Möglich ist unter bestimmten Bedingungen eine Fristverlängerung, die Abgabefrist verlängert sich automatisch bis März des übernächsten Jahres, wenn man einen steuerlichen Vertreter hat.

Umsatzsteuer im Überblick

Unternehmen, die eine Dienstleistung erbringen oder Waren liefern, unterliegen in der Regel der Umsatzsteuerpflicht. Nur dann, wenn sich die Selbstständigen für die Kleinunternehmerregelung entschieden haben (Umsatz bis 35.000 EUR, vor 2020 30.000 EUR), das Gewerbe zu den umsatzsteuerbefreiten Tätigkeiten zählt, wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Allerdings ist es für Selbstständige mit Kleinunternehmerregelung oder Umsatzsteuerbefreiung nicht möglich, Vorsteuer geltend zu machen. Das bedeutet, die bezahlten Umsatzsteuern dürfen nicht vom Finanzamt zurückgeholt werden. Der allgemeine Steuersatz liegt in Österreich bei 20 Prozent. Zusätzlich gibt es die ermäßigten Steuersätze von 10 und 13 Prozent.

Ermäßigte Steuersätze gelten wie folgt:

Wenn die Umsätze unter der Grenze für Kleinunternehmer liegen, kann trotzdem zur Umsatzsteuerpflicht optiert werden. Daran ist man dann für 5 Jahre gebunden, erst nach Ablauf dieses Zeitraums, kann man wieder ein Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes werden.

Körperschaftsteuer im Überblick

Die Körperschaftsteuer in Österreich ist hauptsächlich für juristische Personen relevant. Die gängigsten Formen sind Kapitalgesellschaften und kapitalistische Personengesellschaften (zB GmbH & Co KG). Für diese Gesellschaften wird der Gewinn statt mit dem progressiven Einkommensteuertarif mit dem einheitlichen Körperschaftsteuersatz besteuert.

Einheitlicher Steuersatz von 25% bedeutet, dass dieser Steuersatz unabhängig von der Einkommenshöhe auf den steuerlichen Gewinn anzuwenden ist. Man spricht hier von einer „Flat-Tax“ für Körperschaften.

Falls der Gewinn aus einer Gesellschaft an einen Gesellschafter ausgeschüttet wird, wird eine Kapitalertragsteuer in Höhe von weiteren 27,5 Prozent fällig.
Anders als bei der Einkommensteuer, wird bei Körperschaften auch bei geringen Einkünften bzw. Verlusten eine Körperschaftsteuer fällig. Die sogenannte Mindestkörperschaftsteuer liegt bei 5 Prozent des gesetzlichen Mindeststammkapitals (35.000 Euro bei einer GmbH**).

Das heißt: Eine GmbH muss mindestens einen Betrag von 1.750 Euro Körperschaftsteuer pro Jahr entrichten, auch wenn ein Verlust oder nur ein kleiner Gewinn im Geschäftsjahr entsteht.

Zu beachten ist jedoch, dass die Mindestkörperschaftsteuer nicht verloren geht. Die gezahlte Mindestkörperschaftsteuer wird bei einem Verlust oder kleinem Gewinn in die Folgejahre übertragen und kann wie eine Vorauszahlung bei zukünftigen Körperschaftsteuerzahlungen angerechnet werden.

**Es gibt jedoch auch Sonderregelungen:
Gründung einer GmbH ab dem 01. Juli 2013: Mindestkörperschaftsteuer in ersten fünf Kalenderjahren 500 Euro und für die fünf darauffolgenden Jahre 1.000 Euro. Hier spricht man von gründungsprivilegierten GmbHs mit einem Mindeststammkapital von 10.000 EUR statt 35.000 EUR

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Buchhaltung vom Spezialisten – Welche Kosten pro Stunde fallen an?

Nicht nur die Einkommenssteuererklärung und den Jahresabschluss können Sie von den Spezialisten durchführen lassen. Möglich ist auch die komplette Buchführung. Manche Leute setzen auf eine eigene Buchhaltungssoftware und erledigen die anfallenden Arbeiten selbstständig. Doch es gibt viele Firmen, die ihre wertvolle Zeit ihren Kernkompetenzen widmen wollen und die Buchführung lieber direkt an den Steuerberater auslagern. Ob Teilbereiche oder die komplette Buchführung samt Jahresabschluss und Steuererklärung – ein Steuerberater ist hier immer der richtige Ansprechpartner.

Letztendlich ist nicht nur der Mehrwert interessant, sondern auch die Kosten hierfür. Unsere Kanzlei versucht die Kosten für den Mandanten so transparent und fair wie möglich zu gestalten. Daher haben wir uns entschlossen, die Buchführung auf Basis der verarbeiteten Belege abzurechnen. Die Buchhaltungskosten belaufen sich auf einen Verrechnungssatz pro Buchungszeilen. In den meisten Fällen entspricht ein Beleg einer Buchungszeile. Je mehr Belege in einem Abrechnungszeitraum (=Abgabezeitraum der Umsatzsteuervoranmeldung) verarbeitet werden, desto günstiger wird die Buchungszeile.

Staffelung Buchungszeilen:

bis 100	EUR 1,60
bis 200	EUR 1,40
bis 500	EUR 1,30
bis 1.000	EUR 1,20
über 1.000	EUR 1,00

Bis 60 Buchungszeilen wird ein Fixbetrag von 96 EUR netto in Rechnung gestellt. Weitere Kosten können anfallen für sogenannte Sonderleistungen.

Hierzu zählen:

• Belege sortieren (“Schuhschachtel“-Buchhaltung)
• Zahlungsverkehr durchführen
• Mahnvorschlagsliste und Mahnungen versenden
• Meldungen an Ämter, Behörden (zB AMS, Statistik Austria)

Die Kosten für die laufende Buchhaltung sind gut kalkulierbar und auch in Saisonbetrieben, wie beispielsweise in der Gastronomie, verteilen sich die Kosten entsprechend der Liquidität. Gerne vereinbaren wir auch monatliche Fixhonorare, individuell nach Vereinbarung.

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